Backlog ja roadmap. Molemmat termit ovat yleisessä käytössä ketterissä kehitystiimeissä. Backlog tarkoittaa lyhyen tähtäimen työlistaa, yleensä sisältäen muutaman lähikuukauden töitä. Roadmap taas katsoo kauemmas, jopa vuosien päähän. Tässä blogissa käsitellään sitä, miten backlogin ja roadmapin hallinnan tavat eroavat toisistaan.

Kuka hallinnasta on vastuussa

Ensimmäinen ero tulee jo siitä kuka hallinnasta vastaa. Backlogia hallinnoi ja sen omistaa usein tuoteomistaja. Roadmap taas on usein tuotepäällikön vastuulla. Joskus nämä ovat yksi ja sama henkilö, ja erityisesti jos yksi henkilö on vastuussa molemmista, kannattaa olla hyvin tietoinen hallinnan keinojen eroavaisuuksista.

Kuka on mukana päätöksiä tehtäessä

Seuraava ero tulee siitä, kuka on mukana päätöksiä tehtäessä. Vaikka backlogin osalta päätösvalta onkin tuoteomistajalla ja roadmapin osalta tuotepäälliköllä, ei päätöstä tehtäessä kannata toimia diktaattorin tavoin ja tehdä päätöksiä yksin ja suljettujen ovien takana.

Roadmapilla olevia asioita läpikäytäessä paikalla pitäisi olla tärkeimpien sidosryhmien edustajat. Backlogin hallinnan kokouksissa taas paikalla pitäisi olla kehitystiimin kaikki jäsenet. Vaikka tuoteomistaja ja tuotepäällikkö tekevät roadmapin ja backlogin hallintaa yksinkin, niin nämä säännölliset kokoukset ovat silti hyvä idea.

Kuinka usein hallinnan seremoniat toistuvat

Roadmap katselmus, joka toistuu 4-6 viikon välein, on minusta paras tapa tehdä päätöksiä, kun tärkeimmät sidosryhmät ovat paikalla. Näin saadaan aikaan keskustelua ja erilaisia näkemyksiä esille. Sitten kun päätös tehdään, sekin on heti kaikkien tiedossa. Kaikki myös ymmärtävät miksi päätös tehtiin. Kaikkien sidosryhmien edustajia ei tietenkään tähän säännölliseen katselmukseen tarvita paikalle, vaan nimenomaan tärkeimmät ja vaikutusvaltaisimmat.

Backlogin hallinnan säännöllisesti toistuvat kokoukset tapahtuvat paljon tiheämmällä syklillä, jopa viikoittain. Backlogin tilannekatsaus saatetaan tehdä jopa jokaviikkoisessa backlog refinement -kokouksessa. Yleisönä tässä on kehitystiimi. Sidosryhmien edustajilla on vain poikkeustapauksissa tarpeeksi näkemystä ymmärtää backlogia. Tämän lisäksi heillä on vain hyvin harvoin aikaa ja energiaa uppoutua katsomaan backlogia.

Koon hallinnan erot

Backlog ja roadmap eroavat sen suhteen, miten niiden kokoa hallitaan. Backlogin koko pitäisi pitää suhteellisen pienenä. Jo sata asiaa backlogilla alkaa olla liian paljon. Viisikymmentä on parempi. Backlogin hallinnassa koon hallinnalla onkin suuri osuus. Jos backlog alkaa kasvaa (ja takuulla, niin käy lähes aina) niin tiimi ja tuoteomistaja päättävät yhdessä, mitä sieltä otetaan pois. Tätä “puhdistusta” pitää tehdä säännöllisesti, kerran tai kaksi kuukaudessa.

Roadmapilla ei ole niin tarkkaa kokorajaa. Mitä enemmän roadmapilla on asioita, sitä pidemmälle se käytännössä ajallisesti ulottuu. On jopa hyvä, että roadmap ulottuu pitkälle. Roadmapin hallinnassa ei olekaan niin tärkeää asioiden määrä ja roadmapin koko. On tärkeämpää, että asiat ovat ajallisesti oikeassa järjestyksessä.

Epävarmuus

Yksi tosiasia on se, että roadmapilla olevat asiat ovat epävarmempia kuin backlogilla olevat asiat. Roadmapilla on asioita, joita ei ehkä tulla tekemään ollenkaan juuri nyt. Ehkä myöhemmin. Tai ainakin tiimin ymmärrys siitä, mitä oikeastaan tarvitaan, on hyvin vaillinainen.

Tämä korkeampi epävarmuuden määrä vaikuttaa siihen, miten roadmapia hallinnoidaan. Roadmapilla olevista asioista tärkeimmät kysymykset liittyvät usein siihen,

• Kannattaako tätä asiaa tehdä juuri nyt?
• Miksi juuri tässä tuotteessa pitää olla tämä ominaisuus?
• Miksi me olemme oikea taho ratkaisemaan asiakkaan ongelmat tällä uudella ominaisuudella
• Onko markkina ominaisuudelle tarpeeksi iso, että se kannattaa tehdä juuri nyt?

Näitä kysymyksiä on iso liuta. Suureen osaan voi löytyä organisaatiosta hyvä ja luotettava vastaus. Mutta on myös niitä kysymyksiä, joissa oletukset voivat olla vaarallisia. Näiden osalta pitäisikin tehdä erilaisia tutkimuksia ja testejä. Yksi parhaita kysymyslistoja, joita tähän tarkoitukseen voi käyttää löytyy täältä.

Jos roadmapilta backlogille siirtymä on hallittu hyvin, backlogilla pitäisi olla paljon vähemmän epävarmoja asioita. Tiimi voi kommittoitua vahvemmin. Ne asiat tarvitaan, nyt on kyse enemmän siitä, että tiimi ymmärtää mikä ongelma on, miksi se tarvitsee ratkaista, ja pystyy sitten suunnittelemaan siihen parhaan ja optimaalisen ratkaisun. Vastaavan kaltaista kysymyslistaa ei backlogille tarvita. Backlogilla riittää paljon lyhempi kysymyslista, jota usein kutsutaan Definition of Ready:ksi. (valmis kehityksen aloittamiseen). Tämä kriteeristö on tiimin itse sovittavissa, ja liittyy juuri siihen, että tiimi ymmärtää ongelman, tarpeen ja tarvittavat esityöt ja tutkimukset on tehty.

Backlogin ja roadmapin hallinta on erilaista

Toivottavasti tämä blogi antaa ajatuksia juuri sinun backlog- ja roadmap-hallinnan käytäntöihin. Jos haluat apua, ajatuksia tai vain keskustella, älä epäröi olla meihin yhteydessä.