Post-covid-maailmassa paljon asioita tehdään etänä. Tähän on totuttu myös kehitysprojekteissa. On kuitenkin välttämätöntä, että tuotetiimi tapaa säännöllisesti myös kasvokkain. Usein kuitenkin tärkeiden sidosryhmien edustajille ei ole helppoa tulla toimistolle. Kehityshanke saattaa ulottua useiden maiden ja aikavyöhykkeiden yli. Jos projektin tärkeiden sidosryhmien edustajat eivät pääse säännöllisesti osallistumaan erilaisiin tapahtumiin paikan päälle, projektin riskitaso kasvaa. Tässä blogissa annan ajatuksia siihen, miten sidosryhmien edustajia kannattaa hallita etänä.

Etäedustaja on muurin takana

Kun ei päästä samaan paikkaan, viestintä ja yhteistyö on paljon haastavampaa. Sidosryhmäedustajilla ei ole käsitystä, missä hanke etenee. Etätilanteessa on vastassa usein myös kieli- ja kulttuurimuuri. Kaikki tämä johtaa siihen, että ketteryyden perusperiaatteet – nopeat toimitukset ja nopea palaute – muuttuvat vaikeammiksi. Tämä taas nostaa epäonnistumisen todennäköisyyttä.

Miten madallat muuria

Millaisilla tavoilla tilannetta voisi helpottaa? Tässä seuraavassa muutamia ajatuksia, mitkä voivat auttaa.

Etsi tärkeimmät sidosryhmät ja tapaa heitä säännöllisesti

Käy läpi kehitettävän ratkaisun sidosryhmät. Millä sidosryhmillä on eniten kiinnostusta kehitettävään ratkaisuun? Entä millä sidosryhmillä on eniten vaikutusvaltaa? Kun osaat vastata näihin kysymyksiin, olet tunnistanut tärkeimmät sidosryhmät. 

Valitse kolme-neljä tärkeintä sidosryhmää, ja järjestä säännölliset tapaamiset heidän kanssaan. Jos he ovat etänä, varaa vaikka kuukausittainen tilannekatsauskokous. On hyvä, että tällainen tärkeän sidosryhmän edustaja on paikalla yksin. Voitte vastata juuri hänen toiveisiinsa ja kysymyksiin.

Ketterässä tekemisessä on usein demotilaisuuksia. Nämä demot voivat palvella kaikkia sidosryhmiä. Niissä kuitenkin palaute jää usein varsin keveäksi. Jos yleisöä on paljon, ehkä kaikki eivät saa mielipidettään sanotuksi. Tämän takia on tärkeää, että demotilaisuuksien lisäksi järjestät tärkeiden sidosryhmien edustajien kanssa 1-on-1 tilaisuuksia.

Tarkoitus ei välttämättä ole pitää tärkeille sidosryhmille omia demotilaisuuksiaan. He voivat hyvin tulla mukaan normaaleihin demoihin. Tarkoitus on enemmänkin antaa heille tilaa puhua avoimesti heille tärkeistä asioista. Näitä keskusteluja voi käyttää riskien kartoittamiseen. Niissä voidaan myös hakea uusia tapoja tuottaa tuotteella lisäarvoa organisaatiolle.

Vaikka henkilöt olisivat kaukanakin, yritä tavata heidät ainakin kerran kasvotusten. Olisi hyvä rakentaa tällä tavalla yhteistä pohjaa viestinnälle jatkossa. Pyri ymmärtämään heidän tarpeensa ja kipupisteensä. Jos pystytte yhdessä rakentamaan heille empatiakartan, se olisi loistavaa.

Oma nahka mukana

Mieti, miten saisit etäsidosryhmäedustajan kokemaan, että hänellä on “oma lehmä ojassa” ja hän on mukana tuotekehityksessä. Tämä voi onnistua esimerkiksi ottamalla heidät aktiivisesti mukaan suunnitteluun. 

• Prototyyppien kommentointi
• Päätösten tekeminen
• Väliversioiden testaus ja kokeilu
• Asiakaspilotit

Kun ihminen kokee olevansa mukana jotain, hän on paljon valmiimpi osallistumaan ja antamaan palautetta. 

Demotilaisuuksissa on tärkeää käyttää ei-teknistä kieltä. Demot eivät onnistu, jos sidosryhmien edustajat eivät ymmärrä mistä puhutaan. Kukaan ei silloin uskalla antaa palautetta. Demoissa pitäisi pyrkiä käyttäjälähtöisien skenaarioiden kautta esittelemään, mitä kehitystiimi on saanut valmiiksi.

Ymmärrä kulttuurierot

Palautteen antamisella on valtavia eroja eri maissa. Jotkin kulttuurit kertovat varsin suorasanaisesti, mitä ajattelevat. Toisissa kulttuureissa varsinkin kriittisen palautteen antaminen on hyvin hienovaraista. Myös positiivinen palaute voi kuulostaa hyvin erilaiselta eri kulttuurien antamana. “Wow, that is awesome” ei välttämättä tarkoita mitään amerikkalaisen suusta kuultuna.

Visualisoi roadmap

On mahdotonta vastata kaikkiin pyyntöihin. Priorisointipäätökset on tehtävä. Jotkin tärkeät asiat eivät vain nyt juuri pääse työpöydälle, vaan niitä joudutaan lykkäämään tulevaisuuteen. Erityisesti silloin, jos jollekin sidosryhmän edustajalle tulee olo, ettei mitään hänen tarvitsemaansa asiaa oteta juuri nyt työn alle, riski on suuri, että hän ei enää osallistu hankkeeseen ollenkaan.

On tärkeää pitää helposti kommunikoitava roadmap tulevasta tekemisestä. Työkaluja tähän on useita, erilaisista virtuaalisista valkotauluista kuten Miro alkaen. Confluencekin on toimiva roadmappauksen työkalu. Jiraan on saatavilla useita erittäin toimivia työkaluja roadmappayksen avuksi, esimerkiksi Jira Product Discovery. Voihan roadmap olla myös powerpoint esitys, mutta olisi syytä laittaa roadmap hyvin näkyville ja ottaa se usein esiin esimerkiksi demotilaisuuksissa.

Roadmap kannattaa kommunikoida korkealla tasolla sidosryhmille. Jos yrität yhdistää backlogin ja roadmapin, ja tehdä roadmappaystä käyttäjätarinatasolla, tulet todennäköisesti epäonnistumaan. Käytä ennemmin epic-tasoa roadmapissa.

Chat ajat

Jos välillänne on useita aikavyöhykkeitä, yksi toimiva tapa pitää kommunikaation sykettä yllä on päivittäiset lyhyet “check in” tyyppiset chatit. Olen itse kokenut erittäin toimivaksi tavaksi monissa projekteissa tällaiset “seitsemältä aamulla ja seitsemältä illalla” chatit, kun aikavyöhyke-ero on ollut 8–10 tuntia. Itse chat voi olla lyhyt, mutta kun muodostuu tapa tsekata chat aamuisin ja iltaisin, kysymykset eivät jää nukkumaan. Vaatiihan se vähän työaikaa illasta, mutta paremman yhteistyön lisäarvo on valtava.

Vahva iteratiivisen toimittamisen kulttuuri

Kun kommentteja pitäisi saada etäsidosryhmän edustajalta, on tärkeää, että palautevelkaa ei kerätä pitkän aikaa. Riskitaso nousee, jos tehdään kuukausia töitä ilman että vastapuoli pääsee kokeilemaan tai todentamaan, mennäänkö oikeaan suuntaan. Nimimerkki: kokemusta on.

Olisi syytä pyrkiä siihen, että lähes jokaisesta sprintistä saadaan jotain sellaista, mitä pääsee myös ei-kehittäjä kokeilemaan. Kehityksen priorisoinnissa pitäisi ottaa huomioon se, missä on suurimmat ja vaarallisimmat oletukset. Tämä vaatiikin myös sidosryhmän edustajalta aikainvestointia. On siis syytä yrittää tähdentää, miten tärkeää tämä testaus ja palaute on.

Toimivia tapoja motivoida vastapuolta tähän testaamiseen voi olla vaikka seuraavat

• Puhua testauksen ja palautteen antamisen odotuksista jo yhteistyön alussa
• Ota sidosryhmät mukaan testauksen suunnitteluun
• Järjestää review-tyyppisiä tilaisuuksia, mihin kommunikoidaan selkeästi, että odotetaan sidosryhmältä kattavaa palautetta
• Visuaalisten prototyyppien (esimerkiksi klikkailtavat protot) käyttäminen aktiivisesti
• Tarjoa testauksen tukea, niin että testauksen aloittaminen ja esimerkiksi testiympäristöjen ja testidatan generointi olisi helppoa

Etäsidosryhmän aktivointi on menestystekijä

Aktiivinen sidosryhmien osallistuminen, vaikka he ovat etänä, on tuotekehitysprojektille olennainen menestyksen tekijä. Tilannetta, missä testaus, hyväksyntä ja palaute annetaan vain hankkeen loppupuolella, pitää välttää. Strategioita tämän tilanteen välttämiseen on yhteistyön ja kommunikaation parantaminen edellä kuvatulla tavalla.