Tuotteen backlogin pitäminen kunnossa kuuluu tuoteomistajalle. Mutta tuoteomistajankin on hyvä pitää mielessä, että backlogin ylläpidossa pitää ottaa mukaan muita tahoja, kehitystiimi, sidosryhmiä, tuotteen linjajohtoa ja joskus myös organisaation ylintä johtoa. Joskus backlogin ylläpidon toimenpiteet ovat taktisia, ja mukana on vain kehitystiimiä lähellä olevia tahoja. Joskus taas backlogiin tehtävät muutokset tai sen puhdistaminen ovat strategisia toimenpiteitä, ja osallistuminen pitää olla laajempaa. Tässä blogissa annankin ajatuksia siitä, missä tilanteessa backlogin ylläpito on taktista, ja missä strategista.

Hyvä backlog tehostaa toimintaa

Backlogin pitäminen tarpeeksi pienenä ja siistinä on todella tärkeää tehokkaaseen ketterään toimintaan. Hyväkuntoinen ja siisti backlog varmistaa, että kehitystiimillä on aina selkeä tehdä töitä ja varmasti kaikkein tärkeimpien asioiden kanssa. Siistiin backlogiin ei myöskään huku mitään, ei unohdu asioita nukkumaan. Säännöllinen ylläpito parantaa tiimin tehokkuutta.

Hyvä backlog auttaa kommunikoimaan

Siisti backlog auttaa myös tuoteomistajaa pitämään sidosryhmät kärryillä siitä, mitä tehdään nyt, mitä seuraavaksi ja mitä ei tehdä. Se vähentää konflikteja organisaatiossa ja pitää kehityksen raiteillaan. 

Yksi avainjuttu backlogin pitämisessä siistinä on sen säännöllinen siivoaminen tai puhdistaminen. Backlogille kertyy AINA enemmän asioita kuin mitä voidaan tehdä. Vaikka oltaisiin hyvin kriittisiä sen suhteen mitä backlogille hyväksytään, yleensä backlogit tuppaavat ajan myötä kasvamaan. Näinpä onkin tarpeen järjestää säännöllistä siivousta, tai muuten backlogit kasvavat liian suuriksi. Suurien backlogien huolto ja hoitaminen vaikeutuu eksponentiaalisesti.

Lisäksi se varmistaa, että kaikki sidosryhmät ovat samalla sivulla ja että tuotteen kehitys etenee johdonmukaisesti yrityksen strategisten tavoitteiden mukaisesti. Kun backlog on hyvin hoidettu, se parantaa päätöksenteon laatua ja mahdollistaa joustavan reagoinnin markkinamuutoksiin ja käyttäjäpalautteeseen.

Taktinen backlogin hoitaminen

Minä luonnehdin backlogin hoitoa osin taktisena toimenpiteenä, ja osin strategisena. 

Taktista backlogin hoito on kun

• backlog ei ole ehtinyt paisumaan ameebamaisen isoksi, vaan on vain vähän optimikoosta ylikasvanut
• jos backlogin hoidon tai siivouksen tavoitteena on backlogin hallinnan tehostaminen 
• jos backlogin hoidon tai siivouksen tavoitteena on tiimi(en) työn tehostaminen seuraavaa sprinttiä tai incrementtia varten
• jos se on kalenterissa olevaa aikataulutettua rutiini backlog ylläpitoa

Esimerkkejä taktisesta puhdistamisesta ovat esimerkiksi kun poistetaan duplikaatti tarinoita, poistetaan tehtäviä jotka eivät enää ole relevantteja, tehdään uudelleen priorisointia backlogin sisällä, tai jos pilkotaan suurempia asioita pienemmiksi.

Taktista ylläpitoa backlogille pitäisi tehdä viikoittain tai kuukausittain. Tässä pitää olla mukana tai tietoisena kehitystiimi, designerit ja arkkitehti. Sidosryhmien edustajia ei tarvitse välttämättä olla mukana, mutta heidän inputtia pitää kysyä ennen ja jälkeen hoitotoimenpiteiden.

Strateginen backlogin hoitaminen

Strategista backlogin hoito on kun

• backlogin on annettu kasvaa pitkän ajan ilman koon hallintaa, ja se on kooltaan moninkertainen optimikokoon nähden
• tuotevisiossa on tapahtunut tai on tapahtumassa muutos, joka vaikuttaa läpi koko backlogin
• suuremman initiative/hankkeen alussa
• jos aloitetaan työtä, jossa on paljon riippuvuuksia eri tiimien välillä
• jos kilpailijoiden toiminnassa on tapahtunut suuria muutoksia tai jos markkinatilanne muuttuu ratkaisevasti

Esimerkkejä strategisesta puhdistamisesta ovat esimerkiksi backlogin uudelleen järjestäminen liiketoiminnan painopisteen muuttuessa, uusien suurten epic tason toimintojen suunnittelu, jos aiemmin tärkeitä toimintoja joudutaan prioriteettijärjestyksessä laskemaan alemmas.

Strategista backlogin hoitoa ei saisi koskaan tehdä tuoteomistaja tai tuotepäällikkö yksin. Sidosryhmät, tuotehallinta, organisaation johto pitää olla mukana. Strateginen hoito ei myöskään tapahdu kovin usein, kuitenkin sitä pitäisi  tehdä 2-4 kertaa vuodessa. Vuosineljännestahti voi hyvinkin olla tähän sopiva nopeus.

Strategisissa hoitotoimenpiteissä pitää olla aina suora linjaus roadmapiin ja tuotevisioon. On myös tärkeää hakea tehdyille backlogin huoltotoimenpiteille vahvistusta markkina ja kilpailijatilanteesta.

Työkalut, keinot ja taidot kuntoon Eficoden avulla

Backlogin ja roadmapin kunnossa pitäminen on tuotejohtajan ydinvastuita. Tähän voi hakea keinoja, työkaluja ja taitoja meidän avulla, koulutuksista tai valmennuksista. Ota yhteyttä jos tuntuu siltä että backlogit tai tiekartat tarvitsevat kuntoon laittamista.