Tehtävälle työlle on oltava mielekäs syy. Nyrkkisääntö on, ettei työtä saa aloittaa, ellei ymmärrä miksi se pitäisi tehdä. Tuotepäällikön työ on suurelta osin priorisointia. Kaikkea ei voi, eikä varsinkaan kannata, tehdä. Kaiken tekemisen tulee tukea yrityksen menestystä.
Yleinen haaste on, ettei kysymykseen ”miksi tämä pitäisi tehdä/toteuttaa” ole selkeää vastausta. Syy voi olla hyvinkin selkeä, mutta perustelu on intuitio esittäjän aivokopan sisällä. Kukapa ei olisi ollut tilanteessa, jossa itselle kristallinkirkas asia ei olekaan yhtä selvää muille tiimin jäsenille. Ettei vain ole käynyt niin, että asian tärkeys on jäänyt perustelematta selkeästi.
Tuotepäällikön tai tuotehallinnan laajemminkin tärkeä tehtävä on ymmärtää, perustella ja kommunikoida, miksi jotain tehdään tai jätetään tekemättä.
Kun yritys pyrkii palvelemaan asiakkaitaan paremmin ja vastaamaan asiakkaidensa liiketoiminnan vaatimuksiin ketterästi kasvu mahdollistuu. Termillä ”business agility” pyritään korostamaan ketteryyden tarvetta koko arvoketjussa: markkina- ja asiakastarpeiden tunnistamisesta, tuotekehitykseen, myyntimalliin ja tuotantokyvykkyyteen asti (unohtamatta laatua). Englanninkielinen blogimme käsittelee ketterän organisaation komponentteja.
Miksi-kysymykseen on oltava vastaus jo ennen työn aloittamista. Vastuu tästä kuuluu tuotehallinnalle, usein tuotepäällikölle.
Vaatimuksia ja tarpeita syntyy monesta eri lähteestä, alla muutamia (aihetta on käsitelty aikaisemmassa blogissamme)
- Tuotestrategia
- Markkinavaatimukset
- Asiakasvaatimukset
- Tekniset vaatimukset
- Sisäisten sidosryhmien vaatimukset
- Regulaatioon liittyvät vaatimukset
Vaatimuksia tulee monesta suunnasta, ja tuotehallinnan tehtävänä on priorisoida ne niin, että tavoitteet saavutetaan niin lyhyellä kuin pitkälläkin aikajänteellä. Tuotehallinnan on pystyttävä vastaamaan, miksi jotkut vaatimukset pääsevät kehitykseen, miksi jotkut vaatimukset laitetaan jonoon ja miksi jotkut vaatimukset heitetään roskiin.
Miten vastata kysymykseen miksi?
Aloita kirjoittamalla arvolupaus!
Arvolupaus syntyy vastaamalla seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä? Lyhyt kuvaus tarpeesta/vaatimuksesta.
- Miksi? Mitä ongelmaan ratkaistaan, mitä hyötyä asian tekemisestä on?
- Kenelle? Kuka hyötyy asian ratkaisemisesta.
Lisäksi on hyvä miettiä seuraavaa:
- Miten ratkaisumme eroaa kilpailevista ratkaisuista? tai Mitä kilpailuetua ratkaisumme tarjoaa?
Tässä vaiheessa selviää, etteivät tuoteideat ja erilaiset vaatimukset ole yhteismitallisia. Jonkin sisäisen sidosryhmän tarve ei välttämättä tuota asiakkaalle näkyvää hyötyä, vaikka tekeminen sinänsä on hyödyllistä. Arvolupausta luodessa moni asia jäsentyy, ja ulkopuolisen on helpompi saada kiinni, mistä puhutaan ja miksi se kannattaa toteuttaa
Voit myös laajentaa kysymyspatteria lataamalla mahdollisuusarvion tästä. Mahdollisuusarvio on raskaampi lähestymistapa, joten voit miettiä ovatko kaikki rivit relevantteja ympäristössänne.
Tee laskelma
Tee yksinkertainen laskelma. Arvioi syntyvä hyöty ja jaa se arvioidulla kustannuksella. Yksinkertainen arvolaskuri ilman painokertoimia ja muita hienouksia on sata kertaa parempi perustelu kuin pelkkä mielipide. Osa mielipiteistä ja intuitiosta ovat oikeita – aivan varmasti ovat – mutta niissä on kaksi ongelmaa. Koskaan et voi tietää, mitkä niistä ovat oikeita. On myös mahdotonta kommunikoida muille sidosryhmille, miten tai minkä datan perusteella mielipide on syntynyt.
Edellä kuvatun laskelman avulla voit priorisoida eri vaatimuksia ja saada perusteluja, miksi jokin tarve/vaatimus kannattaa toteuttaa. Vaatimukset/tarpeet eivät ole yhteismitallisia, joten laskelma antaa vain suuntaa. Käytännössä se toimii päätöksen tukena ja pakottaa pohtimaan asioita systemaattisella tavalla. Lopullinen priorisointi syntyy iteratiivisesti myynnin/tuotehallinnan/tuotekehityksen näkemys huomioiden.
Pro tip lataa ilmainen arvolaskuri tästä ja ota se käyttöön vaikka vain yhdellä arvo- ja kustannustekijällä. Yllätyt sen tuottamasta selkeydestä työhösi.
Jos tarve on suurempi kokonaisuus, esimerkiksi uusi tuote tai muu merkittävä investointi, on laadittava perusteellisempi business case ja liiketoimintalaskelma (voit ladata englannin kielisen oppaan tästä). Liiketoimintamallin muutos on myös tilanne, jolloin tarvitaan järeämpää lähestymistapaa.
Miksi Miksi on niin tärkeää?
Useimpien meistä on vaikea tehdä tai varsinkaan saada aikaan mitään, jos emme ymmärrä miksi jotain asiaa tehdään. Harva haluaa käyttää asiantuntemustaan ja energiaansa vain lämpimikseen. Me haluamme oppia tekemään hyödyllisiä, arvoa tuottavia asioita ja edistämään yrityksemme menestystä. Jos et ole valmistautunut perustelemaan esittämääsi asiaa vastaamalla kysymykseen miksi, et saa tukea muilta!
Yrityksen johdon velvollisuus on pysäyttää hankkeet, jotka eivät palvele yrityksen menestystä.
Jos sinä et esitä vastausta kysymykseen miksi, sitä tullaan varmasti kysymään.
Miksi-kysymys saattaa herättää negatiivisia tunteita:
Miksi-kysymyksen vastaanottaja voi kokea itsensä/asemansa uhatuksi. Kukapa ei tuntisi, kun oma osaaminen ja arvovalta kyseenalaistetaan. Turhautuminen on myös yleinen reaktio. Miten kysyjä voi olla niin yksinkertainen, ettei ymmärrä asian tärkeyttä ja perusteluja (eikö hän osaa lukea ajatuksiani)?
Miksi-kysymys on myös mahdollisuus.
Ihmiset saattavat arvostaa sitä, että heiltä kysytään miksi, koska se osoittaa, että heidän näkökulmaansa ja päätöksentekoprosessiaan arvostetaan. He saattavat tuntea olevansa sitoutuneita ja halukkaita selittämään perustelunsa tai jakamaan näkemyksiään.
Kysyminen, miksi, voi saada ihmiset pohtimaan valintojaan, päätöksiään tai tekojaan. Se voi rohkaista itsetutkiskelua ja kriittistä ajattelua, mikä voi olla hyödyllistä henkilökohtaiselle ja ammatilliselle kasvulle.
Yksilöt, joilla on vahva ymmärrys päätöksistään ja valinnoistaan, voivat tuntea olonsa luottavaiseksi, kun heiltä kysytään miksi. He saattavat nähdä sen tilaisuutena esitellä asiantuntemustaan ja antaa harkittuja selityksiä.
Jotkut ihmiset saattavat tuntea uteliaisuutta tai kiinnostusta, kun heiltä kysytään miksi, varsinkin jos kysymys on muotoiltu aidosti uteliaasti ja ei-konfrontoivalla tavalla. He saattavat arvostaa mahdollisuutta syventää toimintansa syitä
Yhteenveto
Mitä ikinä teettekin vastaa ensin kysymykseen “miksi?”. Kehittäjien ja muiden sidosryhmien on helpompi toteuttaa asioita, kun he tietävät pyynnön taustalla olevan syyn. Tämä pätee myös strategiatasolla ja visiossa tehtyihin päätöksiin.
Konsultointityössämme käytämme ilmaisua “Squeeze the why “. Se tarkoittaa, että jokaisella organisaatiossa on oikeus ja velvollisuus kysyä syitä pyyntöjen ja tavoitteiden takana. Tämä on keskeinen ohje jokaiselle organisaatiolle.
Kaikkien pyyntöjen taustalla olevan “miksi” tulisi perustua syntyvään arvoon. Useimmiten “miksi” määritellään asiakkaan tai markkinoiden näkökulmasta. Joskus “miksi” voi olla yrityksen liiketoiminnan näkökulmasta, kuten tehokkuuden, vaikuttavuuden tai ihmisten hyvinvoinnin parantamiseksi. Parhaat vastaukset “miksi”-kysymykseen ovat niitä, jotka voidaan yhdistää suoraan organisaation liiketoiminnan menestykseen.